Bonjour,
Après vous avoir présenté la messagerie de google, je vous propose des fonctionnalités indispensables pour votre utilisation de Gmail au quotidien.
Gmail est, selon moi, un véritable outils professionnel. Une fois certaines options activées, Gmail vous fera gagner un temps considérable dans votre travail.
Fonctionnalités à activer depuis les paramètres Google
Pour accéder aux paramètres de configuration de Gmail, allez en haut à droite de l’interface, cliquez sur la « poulie crantée », puis sur « Paramètres »:
La boite de réception prioritaire.
Pour mettre en place votre boite de réceptions prioritaire, allez dans les paramètres « Boite de réception » :
Ces options vous permettent d’afficher en 1er, les messages des destinataires les plus importants. Ce filtrage s’effectue en fonction de votre comportement sur Gmail, et met en avant les mails des destinataires que vous avez marqués d’une l’étoile.
Les fonctionnalités Gmail Labos
Les options suivantes sont accessibles depuis l’onglet « Labos » dans « Paramètres » :
Création de document depuis un mail
Cette option vous permet de créer un document office depuis un mail. Plus besoin de faire des copier-coller!
Vous retrouvez cette option en cliquant sur le bouton « Plus » qui figure au-dessus du mail ouvert.
Afficher Fuseau horaire de l’expéditeur
Cette option vous affiche l’heure de l’expéditeur. Pratique, si votre client est Japonais…
Traduction vos mails
Traduisez rapidement vos mails en langue étrangère dans Gmail. (Dans l’option « Plus », « Traduisez cette conversation »)
Google Agenda et Google Documents dans Gmail
Permet d’avoir un aperçu de votre agenda et de vos documents depuis l’interface Google mail!
Aperçu rapide du message
Un aperçu apparait, lorsque vous faites clic droit sur un mail.
Protecteur de messagerie
Ce petit utilitaire vous permet de vérifier que vous n’êtes pas trop fatigué pour envoyer un mail (la nuit par exemple). Comment? En vous proposant des petits problèmes mathématiques à résoudre!
Des extensions et logiciels pour Gmail
La planification d’envois de mails sur Gmail
L’extension « Right In Box » vous permet d’installer une nouvelle option appelée « Send Later ». Elle vous permet de planifier l’envoi de vos e-mails depuis gmail!
Il s’agit d’une application disponible pour Firefox et Google Chrome.
Une fois l’extension installée, retournez sur Gmail.
Un premier message vous indique que l’installation s’est bien passée; cliquez sur « Continue »:
Un second message apparait; cliquez sur « Grant Access »
Fermez, puis reconnectez-vous à Gmail.
Vous pouvez dorénavant paramétrer l’envoi de vos mails comme ci-dessous :
Affichage des icônes des pièce jointes dans Gmail
Uniquement disponible pour le navigateur internet Google chrome, la fonctionnalité Attachment Icons Gmail, permet d’afficher les icônes des pièces jointes depuis la Boite de réception.
Vous avez juste à installer l’extension sur Chrome et elle s’active automatiquement :
La Sauvegarde de vos messages Gmail
Enfin, voici l’utilitaire le plus important : Gmail back up!
Comme son nom l’indique, Gmail back up vous propose de sauvegarder tous vos mails !
Concrètement, il vous propose de télécharger vos mails au format « emi » (compatible avec Microsoft Outlook par exemple)
Téléchargez Gmail backup; il n’est valable que pour Windows et Linux!
Une fois installé, voici à quoi ressemble l’interface du logiciel :
L’utilisation est très simple :
-entrez vos identifiant et mot de passe gmail
-choisissez l’emplacement de sauvegarde sur votre ordinateur
-définissez l’historique des mails à sauvegarder (exemple : par année)
-puis cliquez sur « Backup »
Gmail backup vous propose également de restaurer vos mails sauvegarder! (cliquer sur restore!)
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En espérant que ces fonctions puissent vous faciliter la vie!!
Je vous souhaites une excellent journée, et à très bientôt!
Rémi
