Pourquoi et comment inventorier ses équipements informatiques en entreprise ?

Car une gestion efficace des ressources informatiques est essentielle pour maintenir la productivité, garantir la sécurité des données et optimiser les opérations.

Ce guide vise à éclairer les gérants et managers sur les meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques, en fournissant des informations sur l’importance de l’inventaire et les méthodes pour le réaliser de manière organisée et efficiente.

1. L’importance de l’inventaire du parc informatique

L’inventaire du parc informatique est bien plus qu’une simple tâche administrative.

• Gestion optimale des ressources : Un inventaire précis permet de suivre les équipements, évitant les pertes inutiles et aidant à allouer efficacement les ressources.
• Sécurité renforcée : En connaissant tous les équipements présents, les entreprises peuvent détecter rapidement tout dispositif non autorisé, renforçant ainsi la sécurité globale.
• Planification stratégique : l’inventaire fournit une base pour la prise de décisions stratégiques concernant les mises à jour, les remplacements et l’expansion des équipements.
• Suivi du support : Référencer les numéros de série des équipements permet de suivre les garanties constructeurs. Et ainsi de gagner du temps pour assurer le support d’équipement dysfonctionnant.
• Suivi comptable : En référençant les dates d’achat de vos équipements informatiques, le service comptable pourra facilement suivre leur amortissement.

2. Réalisation d’un inventaire du parc matériel

Pour réaliser un inventaire exhaustif et précis, suivez ces étapes clés :

• Identifiez les équipements : Énumérez tous les équipements informatiques, tels que les ordinateurs, les serveurs, les imprimantes et les périphériques.
• Établissez un format : Créez une base de données, un fichier Excel ou utilisez un logiciel de gestion d’actifs pour organiser les informations.
• Collectez un maximum d’informations : voici un exemple de données à référencer.
  • ID inventaire
  • Type
  • Constructeur
  • Modèle
  • Nom de l’équipement
  • Numéro de série
  • Utilisateur
  • Localisation
  • Date d’achat
  • Garantie
  • Statut

3. Inventaire des licences et abonnements logiciels

La gestion des licences est tout aussi cruciale que la gestion matérielle. Avec les licences d’abonnements des logiciels Saas, il peut s’avérer complexe de suivre les dates de renouvellements ainsi que d’apprécier les coûts d’utilisation.

Répertoriez toutes vos licences et abonnements logiciels, notez les numéros de série, les adresses mails de connexion et les dates de renouvellement.

Vous pouvez par exemple utiliser un gestionnaire de mot de passe pour gérer vos identifiants : Enpass, Bitwarden etc…

L’inventaire des équipements informatiques est donc bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est un pilier de la gestion d’entreprise intelligente, de la sécurité et de la planification stratégique. En mettant en œuvre ces bonnes pratiques, vous pouvez maintenir efficacement votre parc informatique, de manière sécurisée et en conformité avec les réglementations en vigueur.