Airtable est un outil SAAS de bases de données collaboratif permettant une exploitation quasi illimitée de vos données. L’une de ses particularité est l’intégration native d’automations avec de nombreux services et logiciels.
Ce tuto vous présente comment générer automatiquement des événements Outlook depuis votre bdd Airtable.
Configuration de votre bdd sur Airtable
- Connectez-vous à votre compte Airtable.
- Ouvrez la base dans laquelle vous avez les enregistrements à partir desquels vous souhaitez générer des événements Outlook.
- Assurez-vous que votre base contient les champs nécessaires tels que « Nom de l’événement », « Date de début », « Date de fin » et « Participants ». -> Ces champs étant nécessaires à la création d’un événement dans Outlook.
Création de l’automatisation dans Airtable
- Toujours dans votre bdd, accédez à l’onglet « Automatisations ». (en haut à gauche)
- Choisissez le déclencheur (Trigger) qui va initier l’automatisation. ici, pour l’exemple, nous allons choisir le trigger « when a record is updated ».
- Spécifiez ensuite les conditions qui doivent être remplies pour que l’automatisation s’exécute. Ici, nous sélectionnons la mise à jour l’enregistrement « participant ».
Configuration de l’action -> générer un événement Outlook
Basculez ensuite à l’action à executer une fois que les conditions définies par le déclencheur ont été réunies :
- Choisissez l’action que vous souhaitez effectuer. Ici, création d’un événement Outlook. Airtable a déjà créé le template nécessaire.
- Associez les champs dynamiques de votre enregistrement Airtable aux champs pertinents dans Outlook. Faites correspondre « Nom de l’événement » à « Sujet », « Date de début » à « Heure de début », « Date de fin » à « Heure de fin », etc.
- Configurez d’autres champs tels que « Lieu » et « Participants » en utilisant des valeurs dynamiques de votre enregistrement Airtable.
Tester et exécuter l’automatisation
Il ne vous reste plus qu’à effectuer un test. Utilisez un exemple d’enregistrement pour vous assurer que les données sont transférées correctement vers Outlook.
Une fois que vous êtes sûr des résultats du test, activez l’automatisation pour qu’elle s’exécute sur tous les enregistrements applicables qui répondent aux conditions du déclencheur.
Pensez également à nommer et à classer vos automations afin de vous y retrouver dans le temps ;).
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