Petit rappel sur l’importance d’organiser et d’archiver ses mails en entreprise.
La gestion des mails est devenue une tâche essentielle pour les collaborateurs.
Les emails ne sont plus simplement des messages éphémères, mais des documents à part entière, porteurs de valeur juridique et commerciale. Les directeurs et managers doivent reconnaître l’importance fondamentale de l’organisation, du tri et de l’archivage approprié des mails de l’entreprise pour garantir le bon fonctionnement de leurs opérations.
Préambule sur l’importance des emails en entreprise
La valeur juridique
Les emails ont acquis une reconnaissance légale en tant que preuve tangible de transactions commerciales, de négociations contractuelles et de divers accords.
Pour les chefs d’entreprise, cela signifie que chaque échange électronique peut potentiellement servir de support dans le cadre de litiges juridiques.
Une gestion négligente des emails pourrait compromettre la position de l’entreprise dans un contexte juridique et entraîner des conséquences coûteuses.
La valeur commerciale
La communication par email est souvent la première ligne de contact avec les clients, les partenaires et les fournisseurs. L’image et la crédibilité d’une entreprise peuvent être influencées par la manière dont elle gère ses communications électroniques. Un tri efficace et une organisation méticuleuse des emails reflètent le professionnalisme et l’engagement envers la qualité des services.
Les bonnes pratiques pour la gestion quotidienne des emails en entreprise
Établir des procédures claires
Il est essentiel de mettre en place des directives claires pour la rédaction, l’envoi et la réception des emails au sein de l’entreprise. Les employés doivent être conscients des normes et des protocoles à suivre pour garantir une communication efficace et professionnelle.
Utiliser des outils de gestion d’emails
Les responsables de la gestion informatique en entreprise doivent encourager l’utilisation d’outils de gestion d’emails robustes.
Des logiciels et services de messagerie électronique avancées offrent des fonctionnalités telles que la catégorisation automatique, les filtres personnalisés et les rappels de suivi pour simplifier la gestion quotidienne des mails.
Planifier du temps pour traiter ses mail
Il est recommandé de définir des intervalles réguliers pour vérifier et traiter les emails, plutôt que de constamment interrompre d’autres tâches pour répondre aux messages entrants. Cette approche favorise une concentration plus profonde sur les tâches principales et évite la dispersion d’énergie.
Les logiciels de gestion de mails recommandés
Microsoft Outlook – La référence
Le logiciel Outlook fait parti de la suite Office, et reste aujourd’hui l’outil de référence en entreprise pour administrer ses emails au quotidien.
Thunderbird – Open source – gratuit
A défaut d’Outlook, Thunderbird est l’autre logiciel de gestion de mail préconisé. Il est proposé par la fondation Mozilla (cf Firefox).
Organiser et d’archiver ses mails en entreprise : pourquoi et comment
Triez vos emails
Trier ses emails consiste à les classer en fonction de leur importance, de leur objet ou de leur expéditeur. Cette pratique permet de maintenir une boîte de réception bien organisée et de trouver rapidement les informations recherchées. En effet, recevoir un message sans sujet peut rendre la recherche ultérieure difficile. En triant ses emails, on évite également de se sentir submergé par une boîte de réception encombrée.
Organisez vos emails
Organiser ses mails consiste à les regrouper en fonction de différentes catégories ou libellés. Cette pratique permet de mieux structurer ses emails et de les retrouver facilement par la suite. Par exemple, on peut créer des libellés pour les mails professionnels, personnels, les factures, etc.
Nettoyez vos emails – (votre « informaticien » vous remerciera…)
Nettoyer ses emails consiste à se désabonner des newsletters non désirées, à supprimer les emails inutiles et à gérer efficacement les spams.
En nettoyant régulièrement votre boîte de réception, vous accélérez le temps recherche dans l’index, et réduisez la taille de votre boite mail.
Archivez vos emails
L’archivage des mails revêt une importance capitale pour plusieurs raisons.
Tout d’abord, il permet de libérer de l’espace dans les boîtes de réception, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.
De plus, en archivant correctement les emails, les informations essentielles restent accessibles pour référence future, tout en évitant la confusion générée par un encombrement excessif.
Pour archiver efficacement, il est conseillé de créer des dossiers spécifiques basés sur des catégories pertinentes.
Ces archives de mails doivent bien entendu êtres incluses dans le plan de sauvegarde de l’entreprise.
