Guide sur l’importance de la Sauvegarde des Emails avec Outlook.
Il n’est pas utile de revenir sur l’importance des emails en entreprise.
Pour autant, il s’avère que très régulièrement, les emails sont exclus des processus de sauvegardes de données en entreprise.
Dans cet article, nous nous concentrerons sur l’utilisation du programme Outlook (faisant parti de la suite Office) comme outil de sauvegarde des emails. Nous expliquerons comment effectuer cette sauvegarde pas à pas. Le but étant que vous soyez à même de conserver des archives exploitables de vos mails.
Les risques et limites d’utiliser des e-mails hébergés sur des plateformes en ligne
Beaucoup d’entreprises comptent sur des services de messagerie en ligne tels que Gmail, Orange, Yahoo, Hotmail, et d’autres pour gérer leurs e-mails.
Bien que ces services soient pratiques et peu onéreux, ils présentent également des risques et des limites en ce qui concerne l’intégrité de vos mails.
1. Dépendance à une plateforme cloud de mailing
Les fournisseurs de services de messagerie en ligne peuvent rencontrer des problèmes techniques ou des pannes, entraînant la perte de données. Sachez qu’en cas d’interruption de service ou de perte, ces services rejettent toute responsabilités et ne sont pas tenus de retrouver les données perdues.
2. Suppression accidentelle de mails et pièces jointes
Il est facile de supprimer accidentellement un email important. Dans certains cas, les fournisseurs de services de messagerie proposent des fonctionnalités de récupération des emails supprimés, mais cela ne garantit pas toujours une récupération réussie.
3. Violation de la confidentialité
En utilisant des services de messagerie en ligne, vous confiez vos données à des tiers. Bien que les fournisseurs de services aient des politiques strictes en matière de confidentialité, il existe toujours un risque de violation de la confidentialité.
4. Risques de sécurité – piratage de compte
Enfin, les comptes de messagerie en ligne sont souvent la cible d’attaques de pirates informatiques. Si un pirate compromet votre compte, il peut accéder, supprimer ou altérer vos e-mails.
Il est donc primordiale dès lors de disposer de sauvegardes régulières et hors ligne de vos mails.
Il existe plusieurs services ou méthodes pour sauvegarder des mails de services en ligne. Nous vous proposons un guide basé sur l’application Outlook, car il est permet de sauvegarder tous types de comptes mail peu importe le service que vous utilisez. C’est aussi le programme de messagerie le plus répandu en entreprise à ce jour.
Attention, Outlook est une application payante faisant parti de la suite Office au même titre que Word ou Excel.
Guide pas à pas de sauvegarde des mails dans Outlook
1. Configurer votre ou vos comptes mails dans Outlook
La 1ere étape consiste à ajouter votre compte dans Outlook. Ainsi vous pourrez l’utiliser pour envoyer, recevoir et organiser vos mails. (-> Voir notre guide sur l’organisation des mails)
Pour ce faire, il suffit de lancer l’application Outlook sur votre ordinateur, Windows ou Mac OS. Une fenêtre va alors s’ouvrir vous demandant de saisir votre adresse email. Après quelsques instants, il vous sera demander de saisir votre mot de passe lié à l’email.
2. initier l’export des mails
- Cliquez sur l’onglet « Fichier » en haut à gauche dans le menu.
- Dans le menu latéral, cliquez sur sur « Ouvrir et exporter », puis sur le bouton « Importer/Exporter »
- Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionnez « Exporter vers un fichier » puis cliquez sur « Suivant ».
- Choisissez « Fichier de données Outlook (.pst) » puis cliquez sur « Suivant ».
- Sélectionnez le dossier de messagerie que vous souhaitez sauvegarder. Vous pouvez choisir de sauvegarder tout le dossier de messagerie ou des sous-dossiers spécifiques. Cliquez sur « Suivant ».
- Choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de sauvegarde .pst et donnez-lui un nom. Cliquez sur « Terminer » pour lancer la sauvegarde.
Outlook commencera à exporter les emails sélectionnés dans le fichier « .pst ». Une fois le processus terminé, vous aurez une sauvegarde de vos mails sur votre ordinateur.
En conclusion, la sauvegarde des e-mails est une pratique cruciale pour toute entreprise. Ne laissez pas vos données vitales dépendre uniquement des fournisseurs de services de messagerie en ligne.
Utilisez un client de messagerie robuste comme Outlook et suivez une stratégie de sauvegarde solide.
Votre entreprise ne peut se permettre de perdre ces données critiques, alors agissez maintenant pour les sauvegarder de manière fiable.
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