Introduction

La communication efficace est essentielle pour la réussite des entreprises, quel que soit leur secteur d’activité.

La téléphonie professionnelle a évolué au fil des ans, passant des lignes terrestres traditionnelles aux technologies de VoIP (Voice over Internet Protocol) innovantes.

Parmi les solutions de pointe dans ce domaine, 3CX s’est imposé comme un acteur majeur offrant une gamme complète de services de téléphonie VoIP.

Dans cet article, nous allons explorer en détail la solution 3CX, en mettant en lumière son histoire, ses fonctionnalités, ses avantages pour les entreprises, et comment elle se compare à la concurrence.

1. Présentation et histoire de 3CX – parts de marché

Un leader mondial en téléphonie professionnelle VoIP

3CX est une entreprise qui a été fondée en 2005, avec pour objectif de révolutionner le secteur de la téléphonie professionnelle en proposant une alternative moderne et abordable. Depuis ses débuts, 3CX a connu une croissance rapide et constante, devenant l’une des solutions de téléphonie VoIP les plus populaires au monde. Aujourd’hui, elle détient une part significative du marché de la téléphonie professionnelle, avec des milliers d’entreprises qui utilisent ses services pour leurs besoins en communication.

Une adoption mondiale

Grâce à sa flexibilité, sa fiabilité et sa facilité d’utilisation, 3CX a conquis un large éventail d’entreprises, des petites entreprises aux grandes multinationales. Sa présence mondiale s’étend sur plusieurs continents, avec des utilisateurs dans divers secteurs tels que l’informatique, la finance, la santé, et bien d’autres encore. Cette adoption massive témoigne de la qualité et de la pertinence de la solution 3CX dans la communication d’entreprise.

2. Les fonctionnalités de 3CX et de la VoIP

Une gamme étendue de fonctionnalités pour une communication efficace

3CX offre des fonctionnalités avancées qui font de la communication d’entreprise une expérience fluide et productive. Parmi ces fonctionnalités, on trouve :

– Gestion des appels

Gérez facilement les appels entrants et sortants, configurez des files d’attente, dirigez les appels vers les bonnes personnes ou départements, le tout de manière simple et intuitive.

– Conférences téléphoniques

Organisez des réunions virtuelles avec des collègues ou des clients, partagez des présentations, et collaborez à distance sans aucune complication.

– Messagerie vocale par e-mail

Recevez vos messages vocaux directement dans votre boîte e-mail, vous permettant de les consulter et d’y répondre où que vous soyez.

– Numérotation automatique

Automatisez les appels sortants pour une productivité maximale, en programmant des appels à l’avance ou en les planifiant selon un calendrier défini.

– Intégrations avec les outils de productivité

Intégrez 3CX avec d’autres outils que vous utilisez déjà au quotidien, tels que CRM, ERP, et autres, pour une expérience utilisateur sans couture.

La VoIP : Une technologie de communication moderne

La VoIP, sur laquelle repose 3CX, utilise Internet pour acheminer les appels vocaux, offrant ainsi une qualité audio supérieure par rapport aux lignes téléphoniques traditionnelles. Cette technologie permet également de réduire les coûts de communication, notamment les frais d’appels interurbains et d’itinérance, ce qui est un avantage majeur pour les entreprises de toutes tailles.

3. Les avantages de 3CX pour les entreprises – télétravail, service client de qualité

Adaptabilité au télétravail et à la mobilité

Avec la montée en puissance du télétravail, les entreprises recherchent des solutions de communication qui permettent à leurs employés de rester connectés et productifs où qu’ils soient. 3CX répond à ce besoin en offrant une compatibilité avec les smartphones, les ordinateurs portables et les tablettes, permettant ainsi aux employés de travailler de n’importe où, à tout moment. Cette flexibilité accrue favorise la collaboration à distance et assure une continuité des opérations, même en cas de déplacements fréquents ou de travail à domicile.

Service client de qualité supérieure

Pour les entreprises axées sur le service client, 3CX propose des fonctionnalités avancées de centre d’appels qui améliorent considérablement l’expérience client. Des options telles que l’acheminement intelligent des appels, les menus vocaux interactifs, les files d’attente avancées et les rapports détaillés permettent d’offrir un service client personnalisé et efficace. Les clients se sentent ainsi pris en charge et satisfaits, renforçant ainsi la réputation et la fidélité à la marque.

4. Point sur la concurrence à 3CX et des solutions alternatives

Comparaison avec la concurrence

Bien que 3CX soit un leader dans son domaine, il existe d’autres solutions de téléphonie professionnelle VoIP sur le marché. Des concurrents tels que Asterisk, Avaya, et Cisco proposent également des fonctionnalités avancées et une réputation solide. Chacune de ces solutions a ses propres avantages et inconvénients, et il est important pour les entreprises de comparer attentivement avant de prendre une décision. La consultation d’avis d’experts et d’utilisateurs, ainsi que des démonstrations pratiques, peuvent aider à déterminer la solution qui correspond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Solutions alternatives

En plus des grandes entreprises de téléphonie, il existe également des solutions VoIP plus petites et spécialisées, qui peuvent être adaptées à des besoins spécifiques. Ces alternatives peuvent offrir une personnalisation plus poussée ou des tarifs plus compétitifs selon les besoins de votre entreprise. Parmi les options à considérer, on trouve Nextiva, RingCentral, et Grasshopper, qui offrent chacune leurs propres caractéristiques uniques.

Conclusion

En conclusion, la solution de téléphonie professionnelle VoIP 3CX est une option puissante et polyvalente pour les entreprises de toutes tailles.

Si vous cherchez à améliorer l’efficacité de votre communication interne et externe, à offrir un service client de qualité supérieure, et à rester flexible, 3CX est une solution à considérer sérieusement.

N’hésitez pas à explorer ses fonctionnalités plus en détail et à prendre une longueur d’avance sur vos concurrents dans le domaine des communications d’entreprise.

Pour aller plus loin

Découvrez notre guide VOIP entreprises – Le guide pour comprendre les bases

Et si vous souhaitez passer le cap et installer 3CX pour vos collaborateurs : Contactez Iconet pour organiser un audit d’installation gratuit de 3CX

 

 

Introduction

En tant que gérant de TPE/PME, vous recherchez en permanence des moyens d’améliorer l’efficacité de votre entreprise tout en réduisant les coûts.

Une solution qui mérite votre attention est la VoIP (Voice over Internet Protocol), une technologie de téléphonie basée sur Internet qui offre de nombreux avantages par rapport aux systèmes téléphoniques traditionnels.

Pourquoi basculer votre téléphonie professionnelle vers de la VOIP ?

Dans cet article, nous explorerons les raisons pour lesquelles il est judicieux de basculer votre téléphonie professionnelle vers la VoIP, et comment cela peut bénéficier à votre entreprise.


1. Réduction des coûts de communication

Faire des économies sans compromis

La VoIP permet de réduire considérablement les coûts de communication pour les entreprises. En utilisant Internet pour acheminer les appels, elle élimine les frais associés aux lignes téléphoniques traditionnelles et offre souvent des tarifs d’appels interurbains beaucoup plus avantageux. De plus, de nombreux fournisseurs de VoIP proposent des forfaits avec des appels illimités vers de nombreuses destinations, ce qui permet de prévoir et de maîtriser les dépenses de communication.


2. Flexibilité et mobilité accrues

Restez connecté où que vous soyez

Grâce à la VoIP, vos employés peuvent accéder à leur ligne téléphonique professionnelle depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Que ce soit un téléphone fixe, un ordinateur portable ou un smartphone, ils peuvent rester connectés et joignables, même lorsqu’ils sont en déplacement ou en télétravail. Cette flexibilité accrue favorise la collaboration et la productivité, quel que soit l’endroit où se trouve votre équipe.


3. Fonctionnalités avancées pour améliorer la productivité

Des outils puissants à portée de main

La VoIP offre une gamme étendue de fonctionnalités avancées conçues pour améliorer la productivité et l’efficacité des entreprises.

Parmi ces fonctionnalités, on trouve la messagerie vocale par e-mail, la gestion des appels, les conférences téléphoniques, la numérotation automatique et bien plus encore.

En tirant parti de ces outils intelligents, vous pouvez rationaliser vos processus de communication et accroître l’efficacité de votre équipe.


Conclusion

En résumé, la VoIP offre des avantages significatifs pour les entreprises, notamment la réduction des coûts de communication, une plus grande flexibilité et mobilité, ainsi que des fonctionnalités avancées pour améliorer la productivité. Si vous recherchez une solution de téléphonie professionnelle plus efficace et économique, la VoIP est certainement à considérer.
Prenez dès maintenant la décision de contacter un prestataire pour l’installation de votre voip et donnez à votre entreprise un avantage concurrentiel sur le marché en constante évolution de la communication professionnelle.

Pour aller plus loin, découvrez notre article sur les bases techniques de la VOIP

Service d’installation de système de visioconférence simples et peu onéreux pour les TPE


Introduction

Bienvenue dans l’ère de la visioconférence, où les distances se réduisent et les collaborations se multiplient à travers un simple écran. Mais pour les petites entreprises, investir dans des systèmes de visioconférence peut sembler coûteux et complexe. Ne vous inquiétez pas, car dans cet article, nous allons explorer des solutions simples et abordables pour les TPE qui souhaitent entrer dans le monde de la visioconférence sans se ruiner.


1. Les avantages de la visioconférence pour les petites entreprises

Connectez-vous, collaborez, réussissez !

La visioconférence n’est pas seulement un outil de communication, c’est une passerelle vers de nouvelles opportunités de collaboration et de croissance pour les TPE. De la réduction des frais de déplacement à l’amélioration de la productivité, les avantages sont nombreux.


2. Identifier vos besoins en matière de visioconférence

Taillez votre costume sur mesure

Avant de plonger tête baissée dans le monde de la visioconférence, prenez le temps d’identifier les besoins spécifiques de votre entreprise. Combien d’utilisateurs auront besoin d’accéder au système ? Quels sont les fonctionnalités essentielles pour vos réunions ? Cette étape cruciale vous aidera à choisir la solution qui vous convient le mieux.


3. Choisir le bon matériel

Du bon matériel, moins de tracas

Le choix du matériel de visioconférence peut sembler déroutant, mais ne vous laissez pas submerger par les options. Optez pour des appareils simples, fiables et abordables qui répondent à vos besoins sans casser la tirelire. Un bon équipement peut faire toute la différence dans l’expérience de visioconférence de votre entreprise.

Nous recommandons les marques suivantes pour leurs rapport/qualité prix : Yealink, Logitech, et Jabra


4. L’importance de la connectivité et de la bande passante

La force de la connexion

Une visioconférence sans coupures ni ralentissements est essentielle pour une communication efficace.

Assurez-vous d’avoir une connexion Internet stable et une bande passante suffisante pour éviter les maux de tête pendant vos réunions virtuelles.

Pour aller plus loin, découvrez notre article sur les systèmes wifi


5. Formation et support pour une adoption réussie

L’adoption en douceur

Investir dans un système de visioconférence ne suffit pas ; vous devez également vous assurer que votre équipe sait comment l’utiliser efficacement. Offrez une formation et un support adéquats pour garantir une adoption réussie de la technologie au sein de votre entreprise.


6. Gestion des coûts et ROI

Un investissement rentable

Bien que l’investissement initial dans un système de visioconférence puisse sembler conséquent, n’oubliez pas de considérer le retour sur investissement à long terme. En réduisant les frais de déplacement et en améliorant la productivité, la visioconférence peut rapidement devenir un atout précieux pour votre entreprise.


7. Mesurer le succès et ajuster

Pas de statu quo

Une fois votre système de visioconférence en place, ne vous reposez pas sur vos lauriers. Mesurez régulièrement son impact sur votre entreprise et apportez les ajustements nécessaires pour maximiser ses avantages. L’adaptabilité est la clé de la réussite à long terme.


Conclusion

La visioconférence n’est plus un luxe réservé aux grandes entreprises ; elle est devenue une nécessité pour les TPE souhaitant rester compétitives dans un monde de plus en plus connecté. Avec des solutions simples, abordables et efficaces, les petites entreprises peuvent désormais profiter des avantages de la visioconférence sans se ruiner. Alors, n’attendez plus, équipez-vous et préparez-vous à révolutionner la façon dont vous faites des affaires !

Découvrez notre service d’installation de visioconférence dédié aux PME

 

Guide résumant rapidement les bénéfices d’un réseau wifi professionnel pour les entreprises.

La mise en place d’un réseau WiFi professionnel robuste va bien au-delà de la simple connectivité.

Un véritable réseau WiFi d’entreprise, avec des fonctionnalités avancées telles que le maillage, la gestion des réseaux invités et une sécurité renforcée, offre des avantages significatifs en termes d’efficacité opérationnelle et de protection des données.

Le maillage pour une connectivité sans faille

Le maillage, ou mesh networking, représente une évolution significative dans la gestion de la connectivité WiFi.

En éliminant les zones mortes et en optimisant la distribution du signal, le maillage assure une connectivité sans faille dans tout l’espace de travail.

Le principe est assez simple, et très pratique : vous vous connecter au même réseau wifi, peu importe où vous vous trouver dans vos locaux, même sur plusieurs étages. Le maillage est créé automatique avec l’installation de bornes pour couvrir tous vos locaux.

Ainsi vous proposez une expérience utilisateur homogène.

Pour aller plus loin sur le sujet MESH WIFI

Le réseau invité pour la collaboration externe

La mise en place d’un réseau invité dédié offre une solution élégante pour accueillir des collaborateurs externes, des clients ou des partenaires sans compromettre la sécurité du réseau principal.

En isolant le trafic des invités, cette fonctionnalité garantit que les visiteurs bénéficient d’une connectivité tout en protégeant les ressources internes sensibles.

Vous pouvez également administrez la bande passante allouée, et ainsi limitée pour vos visiteurs.

Sécurité renforcée pour protéger vos données sensibles

La sécurité demeure une priorité incontestable dans le contexte professionnel. Un réseau WiFi d’entreprise doit mettre en œuvre des mesures de sécurité avancées telles que le chiffrement WPA3, l’authentification à plusieurs facteurs (AMF), et la détection des menaces en temps réel.

Cela assure la protection des données sensibles contre les attaques potentielles, un impératif dans un environnement professionnel où la confidentialité est cruciale.

Une gestion centralisée pour une administration simplifiée

Une gestion centralisée du réseau WiFi d’entreprise simplifie considérablement les opérations quotidiennes.

Les administrateurs peuvent surveiller et configurer l’ensemble du réseau à partir d’une console centralisée, permettant des mises à jour rapides, la résolution proactive des problèmes, et la gestion efficace des politiques de sécurité.

Optimisation des performances pour une productivité maximale

Un réseau WiFi d’entreprise bien conçu va au-delà de la simple connectivité en optimisant les performances. Cela inclut la gestion intelligente du trafic, la priorisation des applications critiques, et l’ajustement dynamique des canaux pour minimiser les interférences.

Ces fonctionnalités garantissent des performances maximales, essentielles pour une productivité accrue.

Voici les systèmes wifi que nous recommandons pour les TPE PME – ils proposent de très bon rapport qualité/prix, sont assez accessibles à installer :

Synology

ARUBA

Unify

Guide présentant pourquoi et comment réaliser un audit informatique en entreprise PME et TPE.

L’audit informatique émerge comme un outil essentiel pour garantir la robustesse, la sécurité et la performance des infrastructures. Cet article explorera les raisons pour lesquelles chaque entreprise devrait envisager un audit informatique, ainsi que le déroulement méthodique de cette procédure cruciale.

1. Pourquoi faire réaliser un audit informatique dans mon entreprise ?

L’audit informatique n’est pas simplement une formalité, mais une nécessité stratégique pour les PME et TPE. Voici quelques raisons majeures qui soulignent son importance :

  • Sécurité des données : Dans un paysage où les « cybermenaces » sont de plus en plus sophistiquées, l’audit informatique permet d’identifier les failles potentielles dans la sécurité des données. Protéger les informations sensibles contre les menaces externes est une préoccupation majeure pour toute entreprise. Voir notre guide sur la sécurité des données en entreprise.
  • Optimisation des performances : Un audit informatique permet d’évaluer l’efficacité des systèmes en place. Il identifie les goulots d’étranglement, les processus inefficaces et les équipements obsolètes, contribuant ainsi à l’optimisation des performances globales du système informatique.
  • Conformité réglementaire : Les entreprises sont soumises à des réglementations de plus en plus strictes en matière de protection des données : RGPD. Un audit informatique aide à s’assurer que les pratiques en place sont conformes aux normes légales et réglementaires, évitant ainsi des sanctions potentielles.
  • Planification de la continuité des activités : En évaluant la résilience des systèmes, un audit informatique aide à mettre en place des plans de continuité des activités. Cela garantit que l’entreprise peut maintenir ses opérations même en cas de perturbation majeure. Découvrez notre guide sur le plan de sauvegarde de données pour les entreprises.

2. Comment se déroule un audit informatique

L’audit informatique est un processus structuré visant à évaluer de manière exhaustive l’ensemble du système informatique votre entreprise.

Voici des exemples d’étapes clés de cette procédure :

  • Étude préliminaire : Avant de commencer l’audit, une étude préliminaire est menée pour comprendre les objectifs commerciaux, les processus clés et les risques spécifiques à l’entreprise. Cela aide à personnaliser l’approche de l’audit.
  • Collecte d’informations : Les auditeurs recueillent des informations sur l’architecture du réseau, les politiques de sécurité, les procédures opérationnelles et les protocoles de sauvegarde. Cela offre une vision complète de l’environnement informatique.
  • Évaluation des risques : En analysant les informations collectées, les auditeurs identifient les risques potentiels liés à la sécurité, à la confidentialité et à la disponibilité des données.
  • Tests de sécurité : Des tests approfondis sont réalisés pour évaluer la robustesse des mesures de sécurité en place, y compris les pare-feu, les antivirus, et les mécanismes de contrôle d’accès.
  • Analyse des performances : L’efficacité opérationnelle est évaluée en examinant les temps de réponse, la disponibilité des services et la capacité des systèmes.
  • Rapport d’audit : Les résultats de l’audit sont consignés dans un rapport détaillé, comprenant des recommandations spécifiques pour améliorer la sécurité et l’efficacité des systèmes informatiques.

En conclusion, l’audit informatique est un investissement judicieux pour assurer la pérennité et la résilience des entreprises. En adoptant une approche sérieuse et professionnelle, les entreprises peuvent renforcer leur stratégie numérique et se prémunir contre les menaces.

Iconet prestataire informatique à Levallois Perret vous propose de réaliser un audit informatique de sécurité.

Guide sur l’importance de la Sauvegarde des Emails avec Outlook.

Il n’est pas utile de revenir sur l’importance des emails en entreprise.

Pour autant, il s’avère que très régulièrement, les emails sont exclus des processus de sauvegardes de données en entreprise.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur l’utilisation du programme Outlook (faisant parti de la suite Office) comme outil de sauvegarde des emails. Nous expliquerons comment effectuer cette sauvegarde pas à pas. Le but étant que vous soyez à même de conserver des archives exploitables de vos mails.

Les risques et limites d’utiliser des e-mails hébergés sur des plateformes en ligne

Beaucoup d’entreprises comptent sur des services de messagerie en ligne tels que Gmail, Orange, Yahoo, Hotmail, et d’autres pour gérer leurs e-mails.

Bien que ces services soient pratiques et peu onéreux, ils présentent également des risques et des limites en ce qui concerne l’intégrité de vos mails.

1. Dépendance à une plateforme cloud de mailing

Les fournisseurs de services de messagerie en ligne peuvent rencontrer des problèmes techniques ou des pannes, entraînant la perte de données. Sachez qu’en cas d’interruption de service ou de perte, ces services rejettent toute responsabilités et ne sont pas tenus de retrouver les données perdues.

2. Suppression accidentelle de mails et pièces jointes

Il est facile de supprimer accidentellement un email important. Dans certains cas, les fournisseurs de services de messagerie proposent des fonctionnalités de récupération des emails supprimés, mais cela ne garantit pas toujours une récupération réussie.

3. Violation de la confidentialité

En utilisant des services de messagerie en ligne, vous confiez vos données à des tiers. Bien que les fournisseurs de services aient des politiques strictes en matière de confidentialité, il existe toujours un risque de violation de la confidentialité.

4. Risques de sécurité – piratage de compte

Enfin, les comptes de messagerie en ligne sont souvent la cible d’attaques de pirates informatiques. Si un pirate compromet votre compte, il peut accéder, supprimer ou altérer vos e-mails.

Il est donc primordiale dès lors de disposer de sauvegardes régulières et hors ligne de vos mails.

 

Il existe plusieurs services ou méthodes pour sauvegarder des mails de services en ligne. Nous vous proposons un guide basé sur l’application Outlook, car il est permet de sauvegarder tous types de comptes mail peu importe le service que vous utilisez. C’est aussi le programme de messagerie le plus répandu en entreprise à ce jour.

Attention, Outlook est une application payante faisant parti de la suite Office au même titre que Word ou Excel.

 

Guide pas à pas de sauvegarde des mails dans Outlook

Outlook tuto sauvegarde mails

1. Configurer votre ou vos comptes mails dans Outlook

La 1ere étape consiste à ajouter votre compte dans Outlook. Ainsi vous pourrez l’utiliser pour envoyer, recevoir et organiser vos mails. (-> Voir notre guide sur l’organisation des mails)

Pour ce faire, il suffit de lancer l’application Outlook sur votre ordinateur, Windows ou Mac OS. Une fenêtre va alors s’ouvrir vous demandant de saisir votre adresse email. Après quelsques instants, il vous sera demander de saisir votre mot de passe lié à l’email.

ajout compte mail dans outlook

2. initier l’export des mails

  • Cliquez sur l’onglet « Fichier » en haut à gauche dans le menu.
  • Dans le menu latéral, cliquez sur sur « Ouvrir et exporter », puis sur le bouton « Importer/Exporter »
    tuto exporter mail pst outlook

 

  • Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, sélectionnez « Exporter vers un fichier » puis cliquez sur « Suivant ».
    tuto exporter mail pst outlook iconet

 

  • Choisissez « Fichier de données Outlook (.pst) » puis cliquez sur « Suivant ».
    export PST archives mails outlook

 

  • Sélectionnez le dossier de messagerie que vous souhaitez sauvegarder. Vous pouvez choisir de sauvegarder tout le dossier de messagerie ou des sous-dossiers spécifiques. Cliquez sur « Suivant ».
  • Choisissez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier de sauvegarde .pst et donnez-lui un nom. Cliquez sur « Terminer » pour lancer la sauvegarde.export pst archives outlook

 

Outlook commencera à exporter les emails sélectionnés dans le fichier « .pst ». Une fois le processus terminé, vous aurez une sauvegarde de vos mails sur votre ordinateur.

 

En conclusion, la sauvegarde des e-mails est une pratique cruciale pour toute entreprise. Ne laissez pas vos données vitales dépendre uniquement des fournisseurs de services de messagerie en ligne.

Utilisez un client de messagerie robuste comme Outlook et suivez une stratégie de sauvegarde solide.

Votre entreprise ne peut se permettre de perdre ces données critiques, alors agissez maintenant pour les sauvegarder de manière fiable.

Si vous avez besoin d’accompagnement sur l’intégration de produits Microsoft 365 – contactez-nous.

Guide d’un plan de sauvegarde de données en entreprise

La sauvegarde des données revêt une importance capitale pour garantir la continuité opérationnelle et la résilience de votre entreprise. En tant que responsable d’entreprise, vous devez prendre des mesures proactives pour mettre en place un plan de sauvegarde efficace qui protège vos données cruciales contre les pertes potentielles.

Ce guide technique vous aidera à comprendre pourquoi un plan de sauvegarde est essentiel, comment le mettre en œuvre pour assurer la continuité de vos opérations en cas d’incident.

 

L’impératif d’un plan de sauvegarde

Les pertes de données peuvent résulter de défaillances matérielles, d’erreurs humaines, de cyberattaques ou de catastrophes naturelles.

La mise en place d’un plan de sauvegarde solide permet d’atténuer ces risques en assurant la récupération rapide et fiable des données en cas de besoin.

La continuité des activités, et la préservation de la réputation de l’entreprise sont autant de raisons pour lesquelles vous devez prendre cette initiative stratégique.

 

Les traits d’un plan de sauvegarde efficace

Un plan de sauvegarde efficace repose sur plusieurs piliers fondamentaux. Il doit définir des procédures claires et documentées pour la sauvegarde régulière des données, tout en incluant une stratégie de récupération en cas de perte.

Les sauvegardes doivent être réalisées à intervalles réguliers et stockées à la fois localement et hors site pour assurer une redondance. La sécurisation des données sauvegardées est tout aussi essentielle, incluant le chiffrage pour empêcher tout accès non autorisé.

Toutes les données ne sont pas créées égales. Il est crucial d’identifier les données critiques qui doivent être sauvegardées en priorité.

Cela inclut les informations financières, les bases de données clients, les documents contractuels et les propriétés intellectuelles.

Une évaluation minutieuse des données sensibles vous permettra de hiérarchiser vos efforts de sauvegarde et de garantir la reprise rapide de vos opérations essentielles.

 

Les différents types de sauvegardes

Une stratégie de sauvegarde recommandée comprend des sauvegardes complètes, incrémentielles et différentielles.

Les sauvegardes complètes copient l’intégralité des données.

Les sauvegardes incrémentielles ne sauvegardent que les modifications depuis la dernière sauvegarde.

Il existe également des solutions permettant de sauvegarder l’intégralité d’un poste donné, en effectuant une image complète du disque.

 

En entreprise, la stratégie Hybride est devenue obligatoire.

Une approche hybride combine plusieurs méthodes de sauvegarde pour une protection complète des données.

Par exemple, une entreprise utilise des NAS pour stocker des copies centralisées accessibles via le réseau interne.

En parallèle, des sauvegardes régulières pourraient être envoyées vers un service de stockage cloud sécurisé pour une redondance maximale. Cette stratégie garantit que les données sont protégées contre une variété de scénarios de perte.

 

 

Les supports de sauvegarde

  • Disques durs externes

A réserver pour la sauvegarde d’un poste unique, ou en complément d’un autre système de sauvegarde. Le coût d’acquisition est faible, la mise en service est instantané. A coupler avec un logiciel de sauvegarde : Time Machine sur MAC OS,

  • Systèmes NAS (Network Attached Storage)

plan de sauvegarde de données en entreprise

Les systèmes NAS sont devenus la référence de la sauvegarde de données d’entreprise. Ils permettent d’effectuer des sauvegardes de tous vos ordinateurs et serveurs présents sur le réseau.

Un NAS est un boitier réseau composés de un ou plusieurs disques durs, qui offre des capacités de sauvegarde robustes. Il peut être configuré pour effectuer des sauvegardes automatiques à partir de différents appareils connectés au réseau, garantissant ainsi une centralisation des données.

D’autre part, les NAS offrent des fonctionnalités de redondance en permettant la configuration de disques durs en miroir (RAID) pour protéger les données contre les pannes matérielles.

Les deux marques références de NAS sont : QNAP et Synology.

A la différence d’un simple disque dur externe, un NAS repose sur un système d’exploitation et de suites logicielles inclus. Il permet la mise en place d’un plan de sauvegarde et de restauration complet des données de l’entreprise. Bien qu’accessible à 1ere vue, il nécessite une prise en main par un utilisateur averti disposant de compétences réseaux.

 

 

Tests de sauvegarde et restauration

Un plan de sauvegarde non testé est un plan incertain.

Demandez à votre prestataire informatique d’effectuer régulièrement des tests de sauvegarde et de restauration.

La restauration réussie de données vous confère la confiance nécessaire pour faire face à des scénarios réels de perte de données.

 

En conclusion, la mise en place d’un plan de sauvegarde solide est une démarche incontournable pour toute entreprise.

En suivant les principes énoncés dans ce guide, vous pouvez renforcer la résilience de votre entreprise et vous assurer que vos données sont en sécurité et récupérables en cas de besoin.

 

Petit rappel sur l’importance d’organiser et d’archiver ses mails en entreprise.

La gestion des mails est devenue une tâche essentielle pour les collaborateurs.

Les emails ne sont plus simplement des messages éphémères, mais des documents à part entière, porteurs de valeur juridique et commerciale. Les directeurs et managers doivent reconnaître l’importance fondamentale de l’organisation, du tri et de l’archivage approprié des mails de l’entreprise pour garantir le bon fonctionnement de leurs opérations.

Préambule sur l’importance des emails en entreprise

La valeur juridique

Les emails ont acquis une reconnaissance légale en tant que preuve tangible de transactions commerciales, de négociations contractuelles et de divers accords.

Pour les chefs d’entreprise, cela signifie que chaque échange électronique peut potentiellement servir de support dans le cadre de litiges juridiques.

Une gestion négligente des emails pourrait compromettre la position de l’entreprise dans un contexte juridique et entraîner des conséquences coûteuses.

La valeur commerciale

La communication par email est souvent la première ligne de contact avec les clients, les partenaires et les fournisseurs. L’image et la crédibilité d’une entreprise peuvent être influencées par la manière dont elle gère ses communications électroniques. Un tri efficace et une organisation méticuleuse des emails reflètent le professionnalisme et l’engagement envers la qualité des services.

Les bonnes pratiques pour la gestion quotidienne des emails en entreprise

Établir des procédures claires

Il est essentiel de mettre en place des directives claires pour la rédaction, l’envoi et la réception des emails au sein de l’entreprise. Les employés doivent être conscients des normes et des protocoles à suivre pour garantir une communication efficace et professionnelle.

Utiliser des outils de gestion d’emails

Les responsables de la gestion informatique en entreprise doivent encourager l’utilisation d’outils de gestion d’emails robustes.

Des logiciels et services de messagerie électronique avancées offrent des fonctionnalités telles que la catégorisation automatique, les filtres personnalisés et les rappels de suivi pour simplifier la gestion quotidienne des mails.

Planifier du temps pour traiter ses mail

Il est recommandé de définir des intervalles réguliers pour vérifier et traiter les emails, plutôt que de constamment interrompre d’autres tâches pour répondre aux messages entrants. Cette approche favorise une concentration plus profonde sur les tâches principales et évite la dispersion d’énergie.

Les logiciels de gestion de mails recommandés

Microsoft Outlook – La référence

Le logiciel Outlook fait parti de la suite Office, et reste aujourd’hui l’outil de référence en entreprise pour administrer ses emails au quotidien.

Thunderbird – Open source – gratuit

A défaut d’Outlook, Thunderbird est l’autre logiciel de gestion de mail préconisé. Il est proposé par la fondation Mozilla (cf Firefox).

Organiser et d’archiver ses mails en entreprise : pourquoi et comment

Triez vos emails

Trier ses emails consiste à les classer en fonction de leur importance, de leur objet ou de leur expéditeur. Cette pratique permet de maintenir une boîte de réception bien organisée et de trouver rapidement les informations recherchées. En effet, recevoir un message sans sujet peut rendre la recherche ultérieure difficile. En triant ses emails, on évite également de se sentir submergé par une boîte de réception encombrée.

Organisez vos emails
Organiser ses mails consiste à les regrouper en fonction de différentes catégories ou libellés.  Cette pratique permet de mieux structurer ses emails et de les retrouver facilement par la suite. Par exemple, on peut créer des libellés pour les mails professionnels, personnels, les factures, etc.

Nettoyez vos emails – (votre « informaticien » vous remerciera…)
Nettoyer ses emails consiste à se désabonner des newsletters non désirées, à supprimer les emails inutiles et à gérer efficacement les spams.

En nettoyant régulièrement votre boîte de réception, vous accélérez le temps recherche dans l’index, et réduisez la taille de votre boite mail.

Archivez vos emails

L’archivage des mails revêt une importance capitale pour plusieurs raisons.

Tout d’abord, il permet de libérer de l’espace dans les boîtes de réception, ce qui améliore l’efficacité opérationnelle.

De plus, en archivant correctement les emails, les informations essentielles restent accessibles pour référence future, tout en évitant la confusion générée par un encombrement excessif.

Pour archiver efficacement, il est conseillé de créer des dossiers spécifiques basés sur des catégories pertinentes.

Ces archives de mails doivent bien entendu êtres incluses dans le plan de sauvegarde de l’entreprise.

Airtable est un outil SAAS de bases de données collaboratif permettant une exploitation quasi illimitée de vos données. L’une de ses particularité est l’intégration native d’automations avec de nombreux services et logiciels.

Ce tuto vous présente comment générer automatiquement des événements Outlook depuis votre bdd Airtable.

Configuration de votre bdd sur Airtable

  • Connectez-vous à votre compte Airtable.
  • Ouvrez la base dans laquelle vous avez les enregistrements à partir desquels vous souhaitez générer des événements Outlook.
  • Assurez-vous que votre base contient les champs nécessaires tels que « Nom de l’événement », « Date de début », « Date de fin » et « Participants ». -> Ces champs étant nécessaires à la création d’un événement dans Outlook.

Airtable bdd evenement outlook

 

Création de l’automatisation dans Airtable

  • Toujours dans votre bdd, accédez à l’onglet « Automatisations ». (en haut à gauche)
  • Choisissez le déclencheur (Trigger) qui va initier l’automatisation. ici, pour l’exemple, nous allons choisir le trigger « when a record is updated ».Airtable trigger automation
  • Spécifiez ensuite les conditions qui doivent être remplies pour que l’automatisation s’exécute. Ici, nous sélectionnons la mise à jour l’enregistrement « participant ».

Airtable trigger parametrage

Configuration de l’action -> générer un événement Outlook

Basculez ensuite à l’action à executer une fois que les conditions définies par le déclencheur ont été réunies :

  • Choisissez l’action que vous souhaitez effectuer. Ici, création d’un événement Outlook. Airtable a déjà créé le template nécessaire. Airtable création evenement outlook
  • Associez les champs dynamiques de votre enregistrement Airtable aux champs pertinents dans Outlook. Faites correspondre « Nom de l’événement » à « Sujet », « Date de début » à « Heure de début », « Date de fin » à « Heure de fin », etc.
  • Configurez d’autres champs tels que « Lieu » et « Participants » en utilisant des valeurs dynamiques de votre enregistrement Airtable.

Airtable automation champs dynamics

Tester et exécuter l’automatisation

Il ne vous reste plus qu’à effectuer un test. Utilisez un exemple d’enregistrement pour vous assurer que les données sont transférées correctement vers Outlook.

Une fois que vous êtes sûr des résultats du test, activez l’automatisation pour qu’elle s’exécute sur tous les enregistrements applicables qui répondent aux conditions du déclencheur.

Pensez également à nommer et à classer vos automations afin de vous y retrouver dans le temps ;).

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Pourquoi et comment inventorier ses équipements informatiques en entreprise ?

Car une gestion efficace des ressources informatiques est essentielle pour maintenir la productivité, garantir la sécurité des données et optimiser les opérations.

Ce guide vise à éclairer les gérants et managers sur les meilleures pratiques de gestion des actifs informatiques, en fournissant des informations sur l’importance de l’inventaire et les méthodes pour le réaliser de manière organisée et efficiente.

1. L’importance de l’inventaire du parc informatique

L’inventaire du parc informatique est bien plus qu’une simple tâche administrative.

  • Gestion optimale des ressources : Un inventaire précis permet de suivre les équipements, évitant les pertes inutiles et aidant à allouer efficacement les ressources.
  • Sécurité renforcée : En connaissant tous les équipements présents, les entreprises peuvent détecter rapidement tout dispositif non autorisé, renforçant ainsi la sécurité globale.
  • Planification stratégique : l’inventaire fournit une base pour la prise de décisions stratégiques concernant les mises à jour, les remplacements et l’expansion des équipements.
  • Suivi du support : Référencer les numéros de série des équipements permet de suivre les garanties constructeurs. Et ainsi de gagner du temps pour assurer le support d’équipement dysfonctionnant.
  • Suivi comptable : En référençant les dates d’achat de vos équipements informatiques, le service comptable pourra facilement suivre leur amortissement.

 

2. Réalisation d’un inventaire du parc matériel

Pour réaliser un inventaire exhaustif et précis, suivez ces étapes clés :

  • Identifiez les équipements : Énumérez tous les équipements informatiques, tels que les ordinateurs, les serveurs, les imprimantes et les périphériques.
  • Établissez un format : Créez une base de données, un fichier Excel ou utilisez un logiciel de gestion d’actifs pour organiser les informations.
  • Collectez un maximum d’informations : voici un exemple de données à référencer.
    • ID inventaire
    • Type
    • Constructeur
    • Modèle
    • Nom de l’équipement
    • Numéro de série
    • Utilisateur
    • Localisation
    • Date d’achat
    • Garantie
    • Statut

 

3. Inventaire des licences et abonnements logiciels

La gestion des licences est tout aussi cruciale que la gestion matérielle. Avec les licences d’abonnements des logiciels Saas, il peut s’avérer complexe de suivre les dates de renouvellements ainsi que d’apprécier les coûts d’utilisation.

Répertoriez toutes vos licences et abonnements logiciels, notez les numéros de série, les adresses mails de connexion et les dates de renouvellement.

Vous pouvez par exemple utiliser un gestionnaire de mot de passe pour gérer vos identifiants : Enpass, Bitwarden etc…

 

L’inventaire des équipements informatiques est donc bien plus qu’une simple formalité administrative. C’est un pilier de la gestion d’entreprise intelligente, de la sécurité et de la planification stratégique. En mettant en œuvre ces bonnes pratiques, vous pouvez maintenir efficacement votre parc informatique, de manière sécurisée et en conformité avec les réglementations en vigueur.